Polityka bezpieczeństwa i ochrona danych osobowych

(wersja z dnia 24.05.2018 r.) 

Ochrona danych osobowych naszych Klientów ma dla nas najwyższy priorytet. Zapewniamy, iż dane zbierane, przetwarzane i wykorzystywane przez nas są chronione zgodnie z przepisami prawa. Poniżej chcielibyśmy poinformować Państwa o tym, jakich danych osobowych potrzebujemy od Państwa i w jakim celu je przetwarzamy. Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Soul lab sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. J.K. Chodkiewicza 8 lok. 80, 02-593 Warszawa, NIP: PL 5213788440, REGON: 36783794300000, wpisana przez Sąd Rejonowy dla M. ST. Warszawy w Warszawie, III Wydział Gospodarczy KRS do rejestru przedsiębiorców pod  numerem KRS 0000687363.

Kiedy i dlaczego zbieramy dane osobowe?

1. Informacje ogólne

Gromadzimy Państwa dane osobowe: podczas realizacji zamówienia, podczas wizyty na naszej stronie internetowej, podczas udziału w konkursach, podczas akcji testowania produktów, podczas nawiązywania jakiegokolwiek kontaktu. Zbieranie przez nas powyższych danych pomaga nam na indywidualne ukształtowanie procesu zakupów w sklepie soullab.pl , jak też na stałe ulepszanie naszych usług. Wykorzystujemy Państwa dane osobowe do realizacji zamówienia, dostarczenia towarów, przetworzenia płatności, zapobieżenia niewłaściwemu korzystaniu z naszej strony internetowej oraz by przedstawiać Państwu oferty i informacje na temat produktów oraz usług dostosowane do Państwa preferencji zakupowych. 

2. Realizacja zamówienia (zakup na stronie soullab.pl )

W trakcie składania przez Państwa zamówienia na stronie soullab.pl , potrzebujemy od Państwa pewnych informacji. Przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla wykonania umowy. Dotpay Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za przetwarzanie płatności kartami kredytowymi. Wszystkie dane kart kredytowych są wprowadzane bezpośrednio do systemu Dotpay i nie mogą być przez nas odczytywane ani przechowywane. Dane rozliczeniowe dla zamówień mogą być przekazywane osobom trzecim, jeżeli jest to konieczne do celów windykacji należności. W tym kontekście zastrzegamy sobie w szczególności prawo do przeniesienia naszej wierzytelności na firmę windykacyjną lub do zlecenia takiej firmie ściągnięcia naszej wierzytelności. Jeśli współpracujemy z usługodawcami, są oni umownie zobowiązywani do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych w takim samym stopniu jak my. Państwa dane adresowe i dane zamówienia będą przez nas przetwarzane w celach marketingowych dotyczących naszej działalności oraz personalizacji oferowanych przez nas produktów i usług. Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu Państwa danych wysyłając do nas sprzeciw na adres: info@soullab.pl.

Pliki „cookies”.

Informacje ogólne

Podczas przeglądania stron internetowych Sklepu internetowego są używane pliki „cookies", zwane dalej Cookies, czyli niewielkie informacje tekstowe, które są zapisywane w Twoim urządzeniu końcowym w związku korzystaniem ze Sklepu internetowego. Ich stosowanie ma na celu poprawne działanie stron internetowych Sklepu Internetowego.

Pliki te pozwalają zidentyfikować oprogramowanie wykorzystywane przez Ciebie i dostosować Sklep internetowy indywidualnie do Twoich potrzeb.

Pliki "cookies" zazwyczaj zawierają nazwę domeny, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz przypisaną wartość.

Bezpieczeństwo

Stosowane przez nas pliki "cookies" są bezpieczne dla Twoich urządzeń. W szczególności nie jest możliwe przedostanie się do Twoich urządzeń poprzez pliki „cookies” wirusów lub innego niechcianego oprogramowania lub oprogramowania złośliwego.

Rodzaje plików „cookies”

Stosujemy dwa rodzaje plików cookies:

• Cookies sesyjne: są przechowywane na Twoim urządzeniu i pozostają tam do momentu zakończenia sesji danej przeglądarki. Zapisane informacje są wówczas trwale usuwane z pamięci Twojego urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z Twojego urządzenia.
• Cookies trwałe: są przechowywane na Twoim urządzeniu i pozostają tam do momentu ich skasowania. Zakończenie sesji danej przeglądarki lub wyłączenie urządzenia nie powoduje ich usunięcia z Twojego urządzenia. Mechanizm cookies trwałych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z Twojego urządzenia.

Cele

Wykorzystujemy także pliki "cookies" podmiotów zewnętrznych w następujących celach:

• tworzenia statystyk – pomagających zrozumieć sposób korzystania przez Klientów ze Sklepu Internetowego, co umożliwia ulepszanie jego struktury i zawartości za pośrednictwem narzędzi analitycznych Google Analytics – przez Google Inc. z siedzibą w USA,
• określania profilu Klientów – a następnie wyświetlania dopasowanych pod jego kątem materiałów w sieciach reklamowych, z wykorzystaniem narzędzia internetowej reklamy Google AdSense oraz Google Adwords – przez Google Inc. z siedzibą w USA,
• analizowania aktywności Klientów – dopasowywania wyświetlanych im treści do ich profilu, co umożliwia ulepszanie zarządzania kampaniami reklamowymi za pośrednictwem narzędzi analitycznych DoubleClick – przez Google Inc. z siedzibą w USA,
• popularyzacji Sklepu Internetowego za pomocą serwisu społecznościowego Facebook.com – przez Facebook Inc. z siedzibą w USA lub Facebook Ireland z siedzibą w Irlandii,
• w celu zbadania opinii o poziomie zadowolenia Klientów z przeprowadzonego zakupu lub objęcia zakupów ochroną Kupującego przez: Trusted Shops GmbH z siedzibą w Kolonii (50823) przy Subbelrather Strasse 15c,
• prezentowania i wyrażenia opinii na stronach internetowych zewnętrznego serwisu internetowego Ceneo.pl – przez Ceneo.pl sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu,
• informowania Klientów o tym, w którym sklepie kupią poszukiwany przez siebie produkt, jakie warunki sprzedaży oferuje sklep oraz jaką ma opinię wśród Klientów za pomocą serwisu skapiec.pl przez Skąpiec Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu,
• prezentowania opinii na stronach internetowych Sklepu Internetowego pobieranych z zewnętrznego serwisu internetowego Opineo.pl – przez Opineo.pl sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu,
• popularyzacji Sklepu Internetowego za pomocą serwisu społecznościowego Instagram.com przez Instagram LLC. z siedzibą w USA,
• popularyzacji Sklepu Internetowego za pomocą serwisów społecznościowych przy użyciu narzędzia addthis.com – przez AddThis Inc. z siedzibą w USA,
• popularyzacji Sklepu Internetowego za pomocą serwisu społecznościowego twitter.com – przez Twitter Inc. z siedzibą w USA,

Aby poznać zasady korzystania z Cookies, zalecamy zapoznanie się politykami prywatności wyżej wskazanych firm.

Cookies mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do Twoich preferencji. W tym celu mogą zostać zachowane informacje o sposobie poruszania się przez Ciebie w sieci lub czasie skorzystania ze strony internetowej.

Aby przeglądać i edytować informacje o Twoich preferencjach, gromadzonych przez sieć reklamową Google, możesz skorzystać z narzędzia zamieszczonego pod linkiem https://www.google.com/ads/preferences/.

Za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji usługi, możesz samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące Cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu przez Cookies do Twojego urządzenia. Ustawienia te możesz zmienić tak, aby blokować automatyczną obsługę Cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu na Twoim urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi Cookies dostępne są w ustawieniach Twojego oprogramowania (przeglądarki internetowej).

III. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.

Państwa dane osobowe są nam potrzebne:

• w celu zawarcia i wykonania umowy zawartej z Państwem np. umowy sprzedaży zawieranej w naszym sklepie on-line (podstawa - umowa);
• w celu realizacji ciążących na nas obowiązków wynikających z prawa podatkowego, oraz rachunkowego (podstawa – przepis prawa);
• w celu archiwalnym, dochodzenia praw i roszczeń, obrony przed roszczeniami (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
• w celach realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania sprzedawanymi przez nas markami i produktami i naszymi usługami (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
• w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji oferowanych przez nas produktów i usług, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
• w celach zapewnienia bezpieczeństwa usług, które świadczymy drogą elektroniczną, przeciwdziałanie oszustwom (nasz prawnie uzasadniony interes);
• w celu organizacji programów lojalnościowych, konkursów i akcji promocyjnych (nasz prawnie uzasadniony interes);
• by prowadzić działania marketingowe z zakresu marketingu bezpośredniego naszego oraz osób trzecich, dotyczącego naszej działalności oraz oferowanych przez nas produktów i usług (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
• by dokonywać personalizacji treści reklamowych w zakresie dotyczącym naszej działalności oraz oferowanych przez nas produktów i usług m.in. zgodnie z uprzednio przeglądanymi treściami, dokonywanymi zakupami, Państwa aktywnościami - co będzie następowało na naszej stronie internetowej i w Internecie, na naszych aplikacjach, drogą pocztową (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes).

Jeśli wyrażą Państwo dodatkową i dobrowolną zgodę wówczas będziemy mogli również przetwarzać Państwa dane osobowe w celu przesyłania Państwu informacji handlowych na temat naszej działalności oraz oferowanych przez nas towarów lub usług za pośrednictwem e-mail, SMS/MMS lub wiadomości wysłanych z aplikacji mobilnych. 

Ponadto mogą Państwo wyrazić zgodę na nagrywanie przez nas rozmów telefonicznych prowadzonych z Państwem przez Infolinię, co umożliwi nam kontrolę standardów prowadzonych rozmów z naszymi Klientami. 

1. Odbiorcy danych.

W niektórych przypadkach, gdy będzie to niezbędne dla wykonywanych przez nas usług lub obowiązku prawnego, będziemy uprawnieni do ujawnienia Państwa danych osobowych następującym grupom odbiorców: 

• naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, którym Państwa dane osobowe będą ujawniane po to, by mogli wykonać swoje obowiązki;
• podmiotom, którym powierzamy przetwarzanie Państwa danych osobowych w związku z wykonywaniem na naszą rzecz usług (przetwarzający), np. dostawcy narzędzi IT, firmy świadczące usługi archiwizacyjne, firmy obsługujące wysyłkę wiadomości e-mail oraz sms, nasi doradcy, agencje reklamowe, firmy windykacyjne;
• innym odbiorcom danych – np. firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe, firmom logistycznym, spółkom z naszej grupy kapitałowej;
• organom publicznym, w tym urzędom skarbowym, Policji, organom ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

1. Czas przetwarzania danych.

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, które są niezbędne do zawarcia i wykonania zawartych z nami umów przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia z tym związane, czyli przez 6 lat+1 rok od końca roku, w którym doszło do wykonania umowy, w tym 6 lat to najdłuższy możliwy okres realizacji roszczeń, plus dodatkowy rok dodajemy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych naszych użytkowników w danym roku. 

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż przez okres 3 lat od czasu ostatniego kontaktu Państwa z nami.

Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Państwa zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

1. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych.

W związku z faktem przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych posiadają Państwo: 

• prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, które powoduje zaprzestanie przetwarzania przez nas Państwa danych w celach marketingu bezpośredniego;
• prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Jednakże będziemy dalej przetwarzać dane osobowe w niezbędnym zakresie, jeżeli po naszej stronie będzie istniał uzasadniony powód;
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody lub łączącej nas z Państwem umowy;
• jeśli podstawą przetwarzania przez nas Państwa danych jest Państwa zgoda, wówczas posiadają Państwo prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wszystkie te powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo wykonać:

• drogą mailową, wysyłając maila na adres: info@soullab.pl;
• zwracając się do nas pisemnie na adres: Soul lab sp. z o.o. ul.Stępińska 22/30 lok.404, 00-739 Warszawa;
• kontaktując się telefonicznie na numer telefonu 22 400 00 90.

Zwracając się do nas, proszę pamiętać o podaniu nam Państwa danych kontaktowych oraz preferowanej formy i czasu kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Państwa pytania i żądania. 

VII. Dobrowolność podania danych.

Podanie przez Państwa danych osobowych, o które prosimy przy zawarciu umowy jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne zawarcia umowy i jej wykonania. 

Wyrażenie zgody na wykorzystanie części danych osobowych do prowadzonych przez nas działań marketingowych jest dobrowolne i niepowiązane z umową. W przypadku niewyrażenia zgody nie będą Państwo otrzymywać od nas żadnych komunikatów handlowych drogą telefoniczną lub elektroniczną. 

Ochrona danych osobowych ma dla nas duże znaczenie. Z tych m.in. względów w naszej firmie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych osobowych, z którym będą mogli się Państwo skontaktować we wszelkich kwestiach dotyczących Państwa danych osobowych na adres e-mail info@soullab.pl .

Jeżeli nasze wyjaśnienia i działania okażą się niewystarczające lub wadliwe, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VIII. Kwestie bezpieczeństwa.

1. Zabezpieczenie hasłem

Jak wygląda bezpieczne hasło? Hasło bezpieczne powinno być czysto przypadkowe i składać się ze wszystkich znaków i znaków specjalnych podawanych przez klawiaturę. Zasadniczo podczas tworzenia hasła należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: Hasło powinno składać się z: co najmniej ośmiu znaków, wielkich i małych liter, cyfr i znaków specjalnych, zmienianych co trzy miesiące - a każde konto powinno mieć swoje własne hasło. Przykład: 4§1G8ecp5/l lub OmjO76_Xm.

2. Spam i phishing

Prosimy unikać wysyłania haseł, loginu lub informacji o koncie poprzez e-mail. Poufnych danych, takich jak hasła, z zasady nie należy przekazywać osobom trzecim z powodu możliwego niewłaściwego wykorzystania! Prosimy nigdy nie odpowiadać na nieznane wiadomości marketingowe i nie klikać na linki w nich zawarte. W ten sposób potwierdzają Państwo spamerowi, że Państwa adres rzeczywiście istnieje i jest używany.

3. Bezpieczeństwo dzięki szyfrowaniu SSL

Dane osobowe takie jak nazwisko, adres, czy dane karty kredytowej są zabezpieczane u nas nowoczesnymi systemami szyfrującymi. Transfer danych odbywa się w sposób kodowany, niemożliwy do odczytania przez osoby trzecie. W tym celu korzystamy z tzw. Protokołu Secure Socket Layers (SSL) firmy GeoTrust - standardu zabezpieczeń, który jest obsługiwany przez wszystkie najpopularniejsze przeglądarki internetowe. Połączenie szyfrowane łatwo rozpoznać na pierwszy rzut oka po symbolu małej kłódki na dolnym pasku stanu przeglądarki. Zapewniamy, że podejmujemy wszelkie niezbędne środki w celu ochrony danych osobowych naszych klientów. W związku z tym prosimy Państwa o nieprzekazywanie nigdy swojego hasła do sklepu www.soullab.pl  oraz wybieranie kodowanego transferu danych (SSL), zawsze tam, gdzie to proponujemy (np. podczas składania zamówienia). W przypadku, gdyż dzielą Państwo komputer lub inne urządzenie, z którego łącza się Państwo z Internetem z osobami trzecimi, prosimy by zwróć uwagę, aby po każdej sesji w www.soullab.pl  wylogować się na urządzeniu. W ten sposób wspólnie osiągniemy cel, aby Państwa zakupy w www.soullab.pl były zawsze bezpieczne.

IX. Zmiany Polityki Prywatności.

W przypadku wprowadzenia przez nas nowych produktów lub usług, zmiany procedur internetowych, dalszego rozwoju technologii bezpieczeństwa Internetu, czy też zmian prawnych Polityka Prywatności będzie musiała ulegać zmianom. Z tych względów zastrzegamy sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia niniejszej Polityki Prywatności w zależności od potrzeb. Zmiany opublikujemy tutaj. W związku z tym prosimy by regularnie odwiedzali Państwo tę stronę internetową, aby dowiedzieć się o aktualnym statusie Polityki Prywatności.